Efektywny pracownik na celowniku sukcesu

ASAP. Brzmi zupełnie jak nazwa jakiejś choroby tropikalnej. Choroby która dotyka prawie każdego współczesnego pracownika, a w zasadzie zapracowanego czasownika. Jak mówi znane powiedzenie - czas to pieniądz, a dobry fachowiec który robi coś szybko i tanio, jest na wagę złota. Każdy kto widział komedię Stanisława Barei "Brunet wieczorową porą", kojarzy słynnego mechanika samochodowego, który mawiał "Nie wiem, nie znam się, nie orientuję się, zarobiony jestem!" Prawdopodobnie był to jedyny tak zapracowany człowiek na świecie, który miał jeszcze dużo czasu, aby jeść. Z własnego doświadczenia wiem, że dziś ze świecą szukać takich ludzi. Choć oczywiście zdarzają się wyjątki.

Na celowniku celu

W tych szalonych czasach, w erze nieustannej konkurencji i gospodarki rynkowej trudno przeżyć bez skutecznego planowania swoich działań, określenia celów i organizacji swojego czasu. Zawsze podziwiałem ludzi, którzy nic nie planują i pracując w totalnym chaosie lub leżąc do góry brzuchem osiągają sukces. Na pytanie "Jak to zrobili?" odpowiadają z błogim i rozbrajającym uśmiechem "Nie wiem, jakoś tak wyszło". Ale nie łudźmy się. O ich sukcesie decyduje zwykle fuks i przysłowiowy łut szczęścia. Być może zawarli pakt z diabłem lub posiedli jakąś magiczną wiedzę, do której by się nie przyznali nawet na torturach hiszpańskiej inkwizycji. My, zwykli śmiertelnicy musimy jednak sięgnąć do tradycyjnych metod, bo na cud nie mamy co liczyć. Od czego zacząć?

Po pierwsze, trzeba wiedzieć co nas interesuje i co chcemy osiągnąć. Pod drugie, należy wyznaczyć sobie jasno zdefiniowany cel do osiągnięcia. Po trzecie, odrzucić cele absurdalne, abstrakcyjne, które będzie trudno osiągnąć, a efekt będzie mizerny. Sięgać należy tam, gdzie wzrok nie sięga, a poprzeczkę umieszczać sobie wysoko, ale bez przesady. Inaczej zmienimy się w Syzyfa, który jest bliski szczytu, ale i tak wraca do punktu wyjścia. Po czwarte, trzeba uparcie dążyć do tego celu nie zwracając uwagi na inne rzeczy. Nie ma nic gorszego niż wszelkie zbędne czasopochłaniacze, które odwracają naszą uwagę od głównego celu. Nie można przecież jednocześnie lecieć zdobyć Marsa i wyskoczyć na chwilę do warzywnika po kilo ziemniaków.

Weźmy taki typowy obrazek z życia pracownika. Mamy wykonać jakiś ważny zadanie, a przy okazji dostajemy jakieś nieistotne drobne zadanko, bo ktoś czegoś od nas akurat potrzebuje. Drobne zadanko zmienia się w gigantyczną czarną dziurę, która wciąga nas na kilka dni. Efekt? Brak czasu, opóźnienia, a my zamiast być na Marsie, stoimy z robotą w polu i z kilogramem ziemniaków w ręku. A więc... Precz z zbędnymi czasopochłaniaczami!

Zarządzanie wszystkim, czy zarządzanie niczym

Żeby osiągnąć cele, trzeba co nieco wiedzieć o zarządzaniu. Jak pokazuje współczesny korporacyjny ład i porządek, zarządzać da się wszystkim. Na początku wyglądało to skromnie. Zarządzało się ot tak - ogólnie. Król/Właściciel folwarku rozkazał. Poddany/podwładny wykonał. Lepiej lub gorzej. Potem, ku polepszeniu, zaczęto zarządzać poszczególnymi obszarami: aktywami, zasobami ludzkimi czy środowiskiem pracy. I tak dochodziły kolejne, nad którymi niejeden menadżer usiłuje zapanować. Czas i finanse, czyli praktyczne urzeczywistnieniem idei "Jak dużo zarobić, aby się nie narobić".

Wiedza, stres, emocje i konflikty. Każda kropla potu, którą wylewamy w pracy i każdy ołówek, który mamy ochotę wbić w oko wrednemu szefowi, są prawdopodobnie zarządzane. A z czego sobie nie zdajemy sprawy, choć na pewno zostało to opisane w jakimś akademickim podręczniku z dziedziny teorii zarządzania.

Otóż to. Jeśli czujemy się zagubieni w gąszczu wiedzy na temat zarządzania, efektywności i sukcesu, z pomocą przychodzą nam tony podręczników, których autorzy posiedli tą tajemną wiedzę. Co roku objawia się kolejny guru zarządzania. Oni zbijają miliony na swoich radach, my ich wiecznie szukamy. Tych milionów oczywiście.

"David Allen nauczy Cię uwalniać umysł w stresie. Wiedza o zobowiązaniach. Zarządzanie przepływem pracy w pięć minut. Magiczny świat przyziemnych spraw. Podstawy mentalnej 'pamięci RAM'. Wielka tajemnica list obowiązków. Wizjoner a człowiek czynu. Osobisty podział pracy." Jeśli wydaje Ci się, że potrafić zorganizować innym pracę, lepiej zostań ekspertem i napisz własną książkę pełną dobrych rad. To czasami jest bardziej efektywne i dochodowe niż ośmiogodzinne przesiadywanie w pracy lub w domu przed stertą nudnych dokumentów do załatwienia.

Japończyk sprząta biurko

Jest taki naród, który jest niedoścignionym wzorem pracowitości i efektywności. To Japończycy. Ci ambitni skośnoocy cudotwórcy wymyślili pewną metodologię, dzięki której usiłują zaprowadzić porządek w czasoprzestrzeni chaosu firmowego. Kto pracował w jakimś dużym międzynarodowym koncernie - zwłaszcza azjatyckim - z pewnością słyszał o 5S. Kto nie słyszał, niech nie myśli, że to jakiś luksusowy model Toyoty, który dostają szczególnie zasłużeni pracownicy. 5S to:

Seiri: sort, selekcja
Seiton storage, systematyka
Seiso: shine, sprzątanie
Seiketsu: standarise, standaryzacja
Shitsuke: sustain, samodyscyplina

Kolejna odmiana zarządzania wszystkim, w tym wypadku zarządzania miejscem pracy oraz procesem pracy. O dziwo, system ten sprawnie działa. Głównie w Japonii. Im dalej na zachód od kraju kwitnącej wiśni, tym bardziej 5S zmienia się w pojedyncze S jak Szał. Miałem okazję obserwować w akcji takie 5S oddalone od źródła, co opisałem kiedyś w tekście "Jak otwierałem fabrykę LG czyli Great Company, Great People".

Zaczytany w branżowe periodyki opisujące cuda azjatyckiej kultury pracy ze zdumieniem obserwowałem koreańską odmianę tejże kultury. Pracowitą, długą, ale zupełnie nieefektywną. Polegającą na bezproduktywnym dwunastogodzinnym przesiadywaniu nad prezentacjami w Power Poincie tworzonymi na zebrania, z których nic nie wynikało, dopóki nie pojawił się boss z centrali. Moje obserwacje potwierdzał kolega pracujący w chińskiej firmie, gdzie poziom chaosu osiągnął taki stan, że zarządzanie firmą przejął niemiecki klient, dla którego Chińczycy mieli produkować szybko i tanio podzespoły. Znaczy się, nie wszystko jest porządkiem, co skośnookim się świeci.

Niestety tak to bywa, że w szarej rzeczywistości firmowej często powstają nowe modyfikacje 5S, które twórców tej metody doprowadziłby na skraj załamania nerwowego. Najpopularniejsza wersja - zwłaszcza w kraju nad Wisłą w tzw. budżetówce - to: Siedzimy, Snujemy się, Sabotujemy, Spławiamy, Schrzaniamy. Dlatego u nas średni czas załatwienia sprawy urzędowej jest jednym z najdłuższych w Europie. A może i nawet w świecie.

Czasami chciałoby się nad niejednym urzędem w Polsce powiesić cytat z "Boskiej komedii" Dantego. "Lasciate ogni speranza, voi ch'entrate - porzućcie wszelką nadzieję, wy, którzy tu wchodzicie." Bo jestem zarobiony/a i będę jeść. Na szczęście się to powoli zmienia.

Papier jest cierpliwy

Co zrobić, kiedy wszystko sobie zaplanujemy, posprzątamy biurko, a i tak zalewa nas coraz większa fala zadań do wykonania i papierów do załatwienia "na jutro". Można przykładowo zastosować hierarchizację ważności, a także trzeba pomyśleć o asertywności.

Jedną ze skuteczniejszych metod walki ze "asapową" papierkologią stosował jeden z moich szefów. Polegała na trój-szufladowej segregacji dokumentów do załatwienia. W pierwszej fazie dokument lądował w najwyższej szufladzie. Jeśli w ciągu tygodnia nikt nie upomniał się o załatwienie sprawy z nim związanej, dokument lądował w drugiej niższej szufladzie. Tu czekał trzy tygodnie na załatwienie. Jeśli w dalszym ciągu nikt o nim sobie nie przypomniał, lądował w najniższej szufladzie, co praktycznie równało się z wylądowaniem w archiwum, albo i w koszu. W ten oto sposób niektóre pilne sprawy rozwiązywały się same, a szef zyskiwał cenny czas na inne rzeczy. Proste i łatwe.

W celu uzyskania odrobiny czasu i skupieniu się na głównym celu można też zastosować brutalną metodę na tzw. wymęczenie zawodnika. Bardzo skuteczną i popularną zwłaszcza w urzędach. Wystarczy przegonić upierdliwego petenta po różnych pokojach/działach, żeby załatwił sobie mityczny formularz A38 wymagany do załatwienia jego sprawy. Tak jak musieli to zrobić bohaterowie filmu animowanego "Dwanaście prac Asteriksa" w Domu, Który Czyni Szalonym, czyli w rzymskim urzędzie. Kto pracuje w systemach zarządzania informacją lub jakością opartych na setkach sformalizowanych formularzy, wie o co chodzi. I znów problem z głowy, ale czy tędy wiedzie kręta droga do sukcesu?

Baza receptą na wszystko?

Gwałtowny rozwój technologii informatycznych w ostatnich dwudziestu latach spowodował, że duża część dokumentów papierowych zniknęła, a w zasadzie zmieniła postać i trafiła do komputerowych baz. Wszystkie te elektroniczne zgromadzacze, sortowacze, przypominacze, filtry i emaile w swym szlachetnym założeniu mają ułatwiać ciężkie życie pracownika biurowego i przyspieszyć jego pracę.

W praktyce ułatwienie stało się katorgą. Programy wyeliminowały z obiegu duże ilości papieru, oszczędziły miliony drzew, ale nie oszczędziły wyrywanych włosów. Liczba komputerowych baz, w których można przechowywać dane, wzrasta wprost proporcjonalnie do ilości danych, którymi można zarządzać i analizować. A opanowanie tego, co do czego służy, gdzie jest przechowane i co trzeba kliknąć, bywa czasami niezłą sztuką i wymaga dodatkowego cennego czasu. I jeszcze trzeba przy tym pamiętać te wszystkie hasła do każdego programu. A gdy osiągamy właściwy poziom wiedzy, okazuje się, że powstała jakaś nowa, lepsza wersja programu i zabawa zaczyna się od nowa.

Niektórzy dostrzegli w tym niezły interes. Uporządkowani Niemcy od lat wciskają wszędzie tzw. SAP-a, czyli super bazę, w której można gromadzić prawie wszystkie dane przydatne np. do zakupów, produkcji, księgowości itd. Inni usiłują wymyślić jeden wielki program, który będzie integrował wszystkie inne. Komu pracującemu w dużej firmie nie jest znany tzw. konsulat? Wdraża on skomplikowany, zwykle niedopracowany system informatyczny do zarządzania czymś tam. Ciągłe zmiany, poprawki i ulepszenia są zmorą tzw. userów, którzy usiłują pracować w takim systemie.

A może zamiast siedzieć jałowo przed ekranem komputera, lepiej wymyślić jakiś taki program i zostać konsultantem? Sukces i praca na lata gwarantowana. Nie wspominając o bestsellerowej książce na temat zalet takiego programu, którą warto przy okazji napisać.

Tresowanie przez odmawianie

Idealistyczna wizja szybkiego poruszania się w świecie dokumentów wyłącznie wirtualnych jest w dalszym ciągu niespełnioną pieśnią przyszłości. Stosy papierów, formularzy, zestawień i tak zalewają biurka wykończonych pracowników biurowych niczym kiedyś sławetna imperialistyczna stonka polskie ziemniaki. Pora powiedzieć głośno NIE!

Wspomniany już mechanik samochodowy z filmu "Brunet wieczorową porą" mógłby być niewątpliwie ekspertem z asertywności, czyli ze sztuki skutecznego odmawiania. Szczęśliwy ten kto potrafi powiedzieć upierdliwemu szefowi/natrętnemu sprzedawcy polis/ukochanej teściowej/parówkowym skrytożercom stanowcze "Nie". "Nie" poparte takimi argumentami, które będą w stanie przekonać nawet kawałek betonu. Bo co zrobić, kiedy przed tobą stoi autorytarny szef, dla którego nie istnieje żadne "nie"? Trzeba próbować walczyć, albo lepiej zmienić pracę i szefa dla lepszego zdrowia psychicznego. Bo organizacja pracy, w której nie istnieje słowo na "N", przez pewien czas będzie odnosiła sukcesy, jednak na końcu wszystko skończy się wielką klęską. Co pokazała historia pewnego totalitarnego reżimu, w którym nikt nie potrafił odmówić pewnemu panu z wąsikiem.

Trzeba być konsekwentnym w odmawianiu i już od początku wytresować sobie otoczenie, aby poznało potęgę słowa "nie". Inaczej zostaniemy zawaleni masą wykluczających się zadań i rozkazów, wartką strugą płynących z różnych stron, na które po prostu szkoda czasu.

Ale w koło jest (nie)wesoło

Jeśli nie brakuje wam czasu, ale czujecie jednak nerwowość i dziwne uciskanie w żołądku, to znak, że dopadł was stres. Czasami wystarczy policzyć do dziesięciu i wziąć trzy głębokie wdechy. Osobiście nie znam lepszej metody na rozładowanie stresu niż śmiechoterapia. Są jeszcze laleczki voodoo, ale są one stosowane głównie na Haiti i dlatego jest problem z ich dostępnością. Nawet na Allegro.

Na czym może polegać taka śmiechoterapia? Wyobraźmy na przykład sobie poważanych w środowisku lekarzy, inżynierów, prawników, kierowników działu obsługi klienta w przebraniach owadów pląsających po łące, którą sami zbudowali z kartonu i pomalowali.

Brzmi dziwnie, wygląda jak jakaś dziecinada, ale jak ludzie potrafią odreagować i przy okazji się dobrze bawić! Wiem, bo sam aktywnie od lat uczestniczę w przygotowaniu takich szalonych metod odprężania. Wystarczy zorganizować zabawę, w której cofamy się do beztroskich czasów dzieciństwa. Rycerze, kowboje, księżniczki czy bohaterowie Gwiezdnych Wojen. Na moment można zapomnieć o pracy.

Firma w której są okazje do czasowego rozluźnienia i śmiechu to zdrowa firma. Sztandarowy przykład - Google - od lat z powodzeniem stosuje takie programy dla swoich pracowników. Mało tego, nawet tworzy w swych siedzibach specjalne miejsca dla relaksu, gdzie można się powygłupiać. Niestety niewiele firm dostrzega celowość rozluźniania pracowników w miejscu pracy. Najpopularniejsza forma rozładowania firmowego stresu polega głównie na weekendowej, często obowiązkowej integracji w górskim pensjonacie czy nadmorskim hotelu, gdzie przez trzy dni nikt nie trzeźwieje. Smutne, ale prawdziwe.

Nierówna walka na froncie efektywności wciąż trwa. W jednej bitwie ponosimy porażkę, w innej zwyciężamy. Trzeba ciągle udoskonalać metody w walce o czas tak, aby były skuteczne i pochłaniały jak najmniej cennego... czasu.