Facebook Google+ Twitter

Pozycja materiału w rankingach:

1024 miejsce

Jak sporządzić dobry protokół?

  • Źródło: Gość dnia
  • Data dodania: 2011-05-18 14:25

Przygotowywanie protokołów jest podstawowym zadaniem niektórych grup pracowników. Jako przykład można podać sekretarki.

Protokołowanie często może być traktowane jako czynność rutynowa, co może prowadzić do popełnienia błędów rodzących nieprzyjemne skutki. Jak tego uniknąć? Oto kilka rad, jak napisać dobry protokół.
Protokół jest oficjalnym dokumentem, który zawiera relację z przebiegu zebrania, obrad itp. – głównie treści powziętych uchwał, wyniki głosowań nad nimi, a także wnioski, które dotyczą uczestników pewnej zbiorowości.

Można powiedzieć, że protokół przypomina sprawozdanie. Należy jednak pamiętać, że forma ta jest podporządkowana pewnym zasadom, których należy przestrzegać.

Przykładowy schemat protokołu może wyglądać następująco:

- data i miejsce zebrania, numer protokołu,
- nazwa grupy organizującej zebranie,
- wykaz osób obecnych na zebraniu (często imienny) i nieobecnych (w przypadku obowiązkowego zebrania),
- porządek obrad w punktach,
- zreferowanie każdej z omawianych spraw,
- przedstawienie wyników głosowań poprzez podanie liczby osób, które głosowały nad danym wnioskiem (liczba głosów za, przeciw i wstrzymujących się),
- jasne sformułowanie uchwały lub decyzji,
- podpisy osoby piszącej protokół i osoby pełniącej na zebraniu funkcję przewodniczącego zebrania.

Aby sporządzić dobry protokół, trzeba się do tego odpowiednio przygotować. Na początku warto zebrać informacje na temat celu, tematu i agendy spotkania. Konieczne jest także sporządzenie listy wszystkich uczestników. Należy również przygotować wszelkie pomoce techniczne.

Nie należy zapominać także o aktywnym słuchaniu uczestników spotkania i koncentrować się tak samo na wszystkich wypowiedziach. Pamiętajmy o tym, by skupiać się na samej treści wypowiedzi i nie wygłaszać własnych ocen.

Protokół musi być przede wszystkim jasny i zrozumiały. Warto unikać nadmiaru przymiotników i rzeczowników. Protokół nie jest naszą własną oceną, toteż należy wystrzegać się wartościowania. Należy także skracać formuły grzecznościowe oraz unikać zbyt długich wstępów i zakończeń.

Na koniec warto pamiętać o zasadzie, że protokół jest dokumentem, który ma zawierać informacje istotne dla firmy. I tego należy pilnować przy jego sporządzaniu.

Roman Cieciuch (Zielona Linia)

Wybrane dla Ciebie:




Komentarze (0):

Jeśli chcesz dodawać komentarze, musisz się zalogować.

Najpopularniejsze

Copyright 2017 Wiadomosci24.pl

Korzystamy z cookies i local storage.

Bez zmiany ustawień pliki są zapisywane na urządzeniu. Więcej przeczytasz tutaj.