Jak współpracować z rzecznikiem prasowym?

Na pewno część z Was publikuje swoje materiały w serwisie Wiadomości24.pl, niektórzy myślą o pracy w lokalnych lub ogólnopolskich mediach. Prędzej czy później zajdzie konieczność kontaktu z rzecznikiem prasowym.

Zależność jest jasna

Na przykład kiedy w mieście wybucha groźny pożar to my - dziennikarze dzwonimy po szczegółowe informacje do rzecznika komendy miejskiej/powiatowej straży pożarnej. Kiedy bank X wprowadza na rynek ciekawy produkt finansowy, sytuacja się odwraca. To rzecznik tego banku kontaktuje się z dziennikarzami, aby poinformować ich o tym.

Prawda jest taka, że między pracą dziennikarza a rzecznika prasowego istnieje wiele zawodowych zależności. I choć nie zawsze uzyskać możemy satysfakcjonujące nas informacje, dobra współpraca w większości przypadków gwarantuje nam ciekawe i sprawdzone informacje.

Po pierwsze

Bez względu na to czy dopiero zaczynamy swoją przygodę z dziennikarstwem czy już trochę w zawodzie pracujemy. Ważne, aby mieć najważniejsze kontakty pod ręką. Najlepiej kupić notatnik lub zeszyt formatu A5 - to będzie nasza "biblia" kontaktów, której sporą część zapełnimy na pewno namiarami na poszczególnych rzeczników. Warto wpisywać też nie tylko numery do rzeczników, ale także do biur prasowych.

Kontakty można wpisać też do kalendarza, ale wtedy co rok musimy wszystko przepisywać. Odradzam stanowczo przechowywanie takich namiarów na karteczkach "przyklejkach". Na początku listy kontaktów warto umieścić telefony do dyżurnych wszystkich służb miejskich. Przydatne są szczególnie wieczorami, nocą i w weekendy w przypadku, kiedy rzecznicy nie pełnią dyżurów bądź potrzeba uzyskać szybkie informacje o danym zdarzeniu.

Po drugie

Musimy się zastanowić jakie podstawowe kontakty są nam potrzebne? Wszystko oczywiście zależy od miasta, w którym pracujemy. Np. mieszkając w dużym mieście wojewódzkim przydarzą się namiary na rzeczników: Komendy Miejskiej i Wojewódzkiej Policji, Komendy Miejskiej i Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej, Wydziału Ruchu Drogowego, sądów, Wojewódzkiej Stacji Ratownictwa Medycznego, Straży Miejskiej, Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji, szpitali miejskich, Zarządu Dróg i Transportu, Urzędu Miasta, Urzędu Marszałkowskiego, Urzędu Wojewódzkiego czy Inżyniera Miasta.

Większość kontaktów do tych osób znajduje się na stronach internetowych poszczególnych instytucji i urzędów. Na przykład tak jak na stronie internetowej Komendy Wojewódzkiej Policji w Łodzi. Jeśli takich informacji nie ma, możemy zadzwonić do biura prasowego i poprosić o takie kontakty. Pracownicy nie mogą odmówić nam podania namiarów na osoby odpowiedzialne za kontakt z mediami. Oczywiście takie kontakty można uzyskać podczas naszej codziennej pracy dziennikarskiej.

Po trzecie

Większość urzędów i instytucji wysyła do dziennikarzy newslettery z ważnymi lub ciekawszymi informacjami. Jeśli nie możemy zapisać się na niego np. za pomocą strony internetowej, warto skontaktować się i poprosić o dopisanie naszego maila do listy mailingowej.

Po czwarte

Telefon do rzecznika to forma takiego mini wywiadu. Zanim wykonamy telefon do niego, ustalmy sobie góra trzy pytania, wokół których będziemy oscylować. Kolejne dwa pytania mogą wynikać z udzielonych przez niego odpowiedzi. Oczywiście jak najbardziej wskazany jest reaserch - np. z pomocą internetu zbierzmy podstawowe informacje na temat naszej sprawy.

Po piąte

Wiadomo, że dziennikarze mają różne tempo pracy. Niektórzy mogą poczekać na odpowiedź rzecznika dwa dni, inni dwie godziny, a jeszcze inni dwie minuty. Dlatego jeśli przygotowujemy artykuł, w którym planujemy umieszczenie dokładnych i specjalistycznych danych, warto skontaktować się z rzecznikiem na kilka dni wcześniej - przed deadlinem. Unikniemy dzięki temu niepotrzebnych nerwów i spięć.

Po szóste

Przygotowując tekst do gazety czy portalu internetowego, pamiętajmy, że nasz rozmówca według prawa prasowego (Art. 14 § 2 - przyp. autora) ma prawo do autoryzacji swoich wypowiedzi. Nigdy z tym nie zwlekajmy, a tym bardziej nie lekceważmy. Najlepiej wysyłajmy je z jednym, dwoma zdaniami poprzedzającymi lub kończącymi daną wypowiedź. Zaoszczędzi to ewentualnych niedomówień.

Po siódme

Jeśli przygotowujemy materiał filmowy do serwisu informacyjnego i chcemy nagrać rzecznika w innym miejscu niż siedziba firmy czy instytucji, uprzedźmy o tym w mailu lub podczas rozmowy telefonicznej. Może tak się zdarzyć, że akurat o godzinie kiedy przyjedziemy, na rozmowę wyjście rzecznika poza teren firmy nie będzie możliwe. Nie będzie wtedy problemu, że nie nagraliśmy naszego rozmówcy tam, gdzie chcieliśmy.

Po ósme

Może się tak zdarzyć, że rzecznik jest naszym dobrym znajomym, kolegą ze studiów czy przyjacielem. Jednak pamiętajmy tym, że nasza praca to informowanie opinii publicznej a praca rzecznika to dbanie o pozytywny wizerunek. Kiedy w instytucji, którą reprezentuje rzecznik dzieje się coś złego, trudno zadawać tylko "dobre" pytania. Oczywiście można tak zrobić, ale jeśli temat jest społecznie ważny, nasz szef może mieć zastrzeżenia do nas.

Na przykład w sytuacji pojawienia się groźnych bakterii na oddziale noworodkowym rzecznik szpitala będzie znajdował się pod gradem pytań dziennikarzy. Także tych bardzo niewygodnych. W sytuacji kryzysowej trudno dbać o dobre relacje między kolegami czy przyjaciółmi. Oczywiście to nie wyklucza pójścia na piwo po godzinach pracy.

Po dziewiąte

Często tempo pracy nie pozwala nam na długą wymianę korespondencji e-mailowej czy czekanie na odpowiedź tą drogą. Wtedy w grę wchodzi rozmowa telefoniczna. Chcąc wykorzystać fragment rozmowy telefonicznej lepiej poinformować o tym naszego rozmówce na początku.

Po dziesiąte

Rzecznik to "łącznik" między dziennikarzami a pracownikami danej instytucji. Taka pomoc sprawdza się szczególnie jeśli w grę wchodzą instytucje o bardzo rozbudowanej strukturze takie jaki uniwersytety, urzędy czy szpitale.

Dziennikarz chcący uzyskać komentarz lub opinię np. od ornitologa może oczywiście od razu zadzwonić na wydział biologiczny danego uniwersytetu. Rzadko się jednak zdarza tak, że od razu znajdzie rozmówcę, który zgodzi się wypowiedzieć nawet telefonicznie. Ponieważ albo wykładowca, który jest specjalistą w danej dziedzinie ma akurat wykłady, albo nie może akurat rozmawiać. Warto wtedy wcześniej zadzwonić do rzecznika tego uniwersytetu i poprosić o pomoc w znalezieniu specjalisty. Im trudniejszy temat, tym lepiej zadzwonić kilka dni wcześniej.

Po jedenaste

Dzwoniąc do rzeczników przedstawiajmy się imieniem, nazwiskiem oraz pełną nazwą redakcji (Dzień Dobry. Jak Kowalski, serwis Wiadomości24.pl, Łódź - przyp. autora). Moim zdaniem nie ma potrzeby mówić, że jesteśmy stażystami czy praktykantami. Czasem to bardziej utrudnia.

Po dwunaste

Kiedy namiary do osoby odpowiedzialnej za kontakt z dziennikarzami otrzymaliśmy np. poprzez przełączenie z biura prasowego, bezpośrednio do rzecznika. Poprośmy pracownika, aby podał nam jeszcze raz pełne imię nazwisko, a jeśli nie zrozumieliśmy, aby je przeliterował. Poza tym, aby uniknąć literówek w nazwisku możemy także poprosić o wysłanie na nasz adres e-mailowy pustej wiadomości ze stopka adresową.

Podczas rozmów poza biurem oraz materiałów telewizyjnych, warto poprosić rzecznika o wizytówkę. Nie ma nic bardziej irytującego jak przekręcone imię czy nazwisko. Potem taki dziennikarz może być uznany jako mało dokładny. Oto prosty przykład: Kiedyś panią Niewczas podpisano jako panią Naczas.

Po trzynaste

Teoretycznie rzecznicy prasowi powinni znać specyfikę pracy mediów, ale są różne wyjątki. Wiadomo, że w gazecie o tym co ukaże się faktycznie w druku, decyduje redaktor prowadzący. W stacjach telewizyjnych i radiowych, o tym jaki materiał ukaże się na antenie, decyduje wydawca programu lub wydawca pasma.

Dlatego nigdy nie obiecujmy szczególnie dokładnej daty ukazania się artykułu w prasie/portalu internetowym czy godziny emisji materiału. Oczywiście jeśli jedziecie z kamerą wiadomo, że taki materiał prawdopodobnie zostanie pokazany w najbliższym wydaniu serwisu informacyjnego. Koszty produkcji nie pozwalają by materiał trafił do kosza. Z prasą bywa różnie. Czasem w ostatniej chwili obiecany materiał może nie wejść do danego numeru.

***
Mam nadzieję, że te trzynaście wskazówek przyda się Wam przy obecnej lub przyszłej współpracy z rzecznikami prasowymi. Jeśli macie jakieś pytania piszcie: [email protected]